Le conseil syndical

1. Définition

Le  syndicat de copropriété, est une collectivité qui regroupe tous les copropriétaires d’un immeuble. Le simple fait d’acheter un logement (ou un local commercial, un local professionnel, un garage, une cave, etc.) dans une copropriété et l’on devient l’un des membres de droit du syndicat. Il n’y a aucune formalité particulière à accomplir, aucun document particulier à signer en dehors du contrat de vente.

Ce syndicat a un objet très précis, défini par la loi : la conservation de l’immeuble et l’administration des parties communes. Ces dernières ne lui appartiennent pas, puisqu’elles sont, suivant les cas, la propriété indivise de l’ensemble des copropriétaires ou de certains d’entre eux, mais c’est le syndicat, en tant que tel, qui doit les administrer, les entretenir, etc., ce qui se fait par l’intermédiaire du syndic.

Constitué d’une petite équipe de copropriétaires désignée par l’assemblée générale, le conseil syndical a pour mission d’assister le syndic et de contrôler sa gestion. Il est appelé aussi à faire le lien entre le syndic et la copropriété. Toutes les copropriétés en sont normalement pourvues, à moins que la majorité des copropriétaires représentant au moins les 2/3 des tantièmes du syndicat s’y soit opposée en assemblée générale. C’est un organe de contrôle, d’assistance et de consultation du Syndic.

Les fonctions de membre du conseil syndical sont bénévoles. Elles ne donnent donc lieu à aucune rémunération. Si les membres du conseil syndical font l’avance de frais pour exercer leur mission (adhésion à la CSPC par exemple), ils seront remboursés sur le budget de la copropriété. Les dépenses nécessitées par l’exécution de la mission du conseil syndical constituent des dépenses courantes d’administration. Elles sont supportées par le syndicat et réglées par le syndic.

2. Sa composition

Pour être membre du CS, il faut obligatoirement être copropriétaire d’au moins un lot de la copropriété.

- Le conjoint d’un copropriétaire peut être élu, mais pas son concubin, ni ses ascendants ou descendants
- Les associés d’une SCI copropriétaire, ainsi que leurs conjoints, peuvent être membres
- Les représentants légaux et les fondés de pouvoir des sociétés propriétaires de lots peuvent être élus
- Le syndic, ses ascendants ou descendants, ses préposés (concierges et préposés d’immeubles) ne peuvent être membres du CS, même s’ils ont la qualité de copropriétaire dans l’immeuble

Le nombre de conseillers est fixé par le règlement de copropriété ou à défaut par l’assemblée. Ils sont ensuite élus individuellement à la majorité absolue. Leur mandat ne peut excéder 3 ans. Il cesse de plein droit au terme fixé par l’assemblée. Le président est désigné par le conseil syndical parmi ses membres.

3. Son rôle

Un conseil syndical jouant pleinement son rôle est un gage de bonne gestion de la copropriété, de l’existence d’un dialogue et d’un climat de confiance entre les copropriétaires et leur syndic. Car, avant tout, le conseil syndical constitue un relais entre les copropriétaires et leur syndic. Pour prendre ses décisions, le syndicat des copropriétaires se réunit en assemblée générale et son action s’exerce par l’intermédiaire du syndic.

Pour un maximum d’efficacité

Prévoir dans le budget de la copropriété, adopté en AG, une somme affectée au fonctionnement du conseil syndical, par exemple pour permettre le recours à des techniciens qualifiés

Garder les traces écrites des avis rendus par le conseil, par exemple dans un registre conservé par le président du conseil syndical

Elire, dans la mesure du possible, des copropriétaires ayant des compétences complémentaires (juristes, comptables, entrepreneurs…)

Assistance au syndic

Le rôle du conseil syndical est important dans la mesure où le syndic n’est pas présent au quotidien au sein de l’immeuble, et n’appréhende donc pas ses besoins de la même manière. Le conseil syndical va donc être le lien entre la copropriété et le syndic. Son rôle est uniquement consultatif, son avis ne lie pas le syndic.

A ce titre, il peut :

- Se prononcer spontanément sur toutes les questions afférentes à la copropriété
- Proposer d’inscrire des questions à l’ordre du jour
- Attirer l’attention sur les éventuels dérapages et besoins de la copropriété

Il devra être obligatoirement sollicité par le syndic :

- Pour le versement de provisions avant d’entreprendre des travaux urgents
- Pour les dépenses à engager dépassant le montant de l’enveloppe votée

Contrôle de la gestion du syndic :

Le conseil syndical a pour mission de contrôler, sans s’immiscer, la comptabilité du syndic. Pour cela, il doit être en mesure d’accéder à tous les documents concernant la gestion de l’immeuble, qui sont détenus par le syndic. Ce dernier ne peut s’opposer à cette consultation

Ainsi, il peut connaître :

- La comptabilité du syndicat
- Les montants des factures
- La répartition des charges
- Les conditions dans lesquelles sont exécutés les marchés
- L’élaboration du budget prévisionnel

Le conseil syndical vérifie également que les décisions votées par l’assemblée générale sont convenablement exécutées par le syndic (travaux réalisés dans les délais et les conditions convenus). Pour l’exécution de sa mission, le conseil syndical peut prendre conseil auprès de toute personne susceptible de lui apporter son aide (avocat, expert comptable… de la Chambre Syndicale des Propriétaires et Copropriétaires). Les dépenses qui en découlent constituent des dépenses courantes d’administration.

4. La responsabilité des membres du conseil syndical

Les membres du conseil syndical sont responsables des fautes ou négligences commises dans l’exécution de leur mission. Sa mission étant effectuée gratuitement, seules les fautes graves pourront être sanctionnées. Le conseil syndical doit rendre compte une fois par an, à l’assemblée des copropriétaires, de l’exécution de sa mission.

Une fois élus, les membres du conseil syndical doivent élire un Président, à qui la loi confère des pouvoirs particuliers : il pourra, si les circonstances l’exigent :

Procéder à la convocation de l’assemblée générale, en cas de défaillance du syndic ou de refus de sa part de procéder à cette convocation, après mise en demeure restée vaine pendant au moins 8 jours

En cas de changement de syndic, contraindre en justice l’ancien syndic à transmettre au nouveau les archives du syndicat des copropriétaires, là encore après qu’une mise en demeure soit restée sans effet. Plus généralement, du fait de sa fonction, le Président du conseil syndical est, au quotidien, le principal interlocuteur du syndic et le relais naturel entre ce dernier et les copropriétaires.

5. La fin du mandat

Chaque membre du conseil syndical peut démissionner quand il le souhaite. L’assemblée générale peut, à tout moment, révoquer un ou plusieurs membres du conseil syndical. Toutefois, les membres n’en font plus partie automatiquement, à l’expiration de leur mandat, ou à l’expiration d’un délai de 3 ans à compter de leur nomination si le mandat est à durée indéterminée.

Le conseil syndical n’est plus régulièrement constitué si plus du quart des sièges devient vacant pour quelque cause que ce soit. Cette vacance peut être comblée par les suppléants. A défaut, il faudra à nouveau réunir une assemblée pour procéder au remplacement des sièges vacants. Tout membre du conseil syndical peut être révoqué à tout moment par décision de l’assemblée.

Source : CSPC France